Algemene Bepalingen
0.01. Dit is het Huishoudelijk Reglement (“het HR”) van de Stichting Bewonerscommissie Jean Sibelius (“de Commissie“).
0.02. De Commissie behartigt de belangen van de bewoners (“de Bewoners”) van het Jean Sibelius complex (“het Complex”) in het algemeen, en tegenover verhuurder Wooninc (“de Verhuurder”).
0.03. Alle bepalingen die niet zijn vastgelegd in de Statuten, zijn vastgelegd in dit HR. De Statuten samen met dit HR bepalen de regels waaraan de Commissie zich moet houden.
0.04. De Bestuursleden, met hun handtekening (zie laatste pagina), verbinden zich hiermede om de bepalingen in de Statuten en dit HR te allen tijde te volgen naar hun beste eer en geweten.
Inhoud
- Het Bestuur
- Taken en Bevoegdheden van het Bestuur
- Vergadering, Notulen, etc
- Andere Bepalingen
[1] Het Bestuur
Algemeen
1.01. Het Bestuur bestaat uit: de Voorzitter, de Secretaris, de Penningmeester (gezamenlijk “de VSP”), en Overige Bestuursleden (“Bestuursleden”).
1.02. Het Bestuur als geheel is de vertegenwoordiger van de Commissie.
1.03. De volgorde van vertegenwoording van individuele Bestuursleden is als volgt: primair de Voorzitter, secundair de Secretaris, en tertiair de Penningmeester. Bij verhindering van de genoemde drie leden, mag een ander bestuurslid, als uitzondering, de Commissie vertegenwoordigen.
Tijdslimiet en vacatures
1.04. Elke functie binnen het Bestuur is in principe voor onbepaalde tijd – onder voorwaarden (Zie artikel 1.06) – tenzij het Bestuurslid zelf een tijdslimiet aangeeft.
1.05. Het kan gebeuren dat een bestuurslid zich om medische of andere redenen terugtrekt, waardoor er een vacature ontstaat.
1.06. Ook kan het – hypothetisch – voorkomen dat een bestuurslid zich dusdanig heeft gedragen dat de Commissie daardoor geschaad is. In zo’n geval kan het Bestuur – via stemming – besluiten dat het, ten bate van de Commissie, wenselijk is om dat Bestuurslid te ontheffen van zijn/haar positie/functie, waardoor er een vacature ontstaat.
1.07. Mocht zo’n vacature ontstaan, of in geval van uitbreiding van het Bestuur, dan kan een potentiële kandidaat alleen toetreden tot het bestuur met volledige instemming van de overige bestuursleden.
(Artikelen 1.08 – 1.99 gereserveerd)
[2] Taken en Bevoegdheden van het Bestuur
- De Voorzitter
- De Secretaris
- De Penningmeester
- Overige Bestuursleden
- Besluitvorming
- De Voorzitter
2.01. De Voorzitter is de primaire vertegenwoordiger van de Commissie.
2.02. De Voorzitter zal een zo goed mogelijke communicatie nastreven met de Bewoners en met de Verhuurder.
2.03. De Voorzitter is in principe verantwoordelijk voor het correct functioneren van de Commissie.
(Artikelen 2.04 – 2.20 gereserveerd)
- De Secretaris
2.21. De Secretaris is de secundaire vertegenwoordiger van de Commissie, en treedt op als informatiepunt van het Bestuur.
2.22. De Secretaris is verantwoordelijk voor correspondentie, notulen, algemene administratie, archivering van documenten, communicatie richting Wooninc en bewoners, beheer website, enz.
2.23. De Secretaris zal tevens aangeven wanneer een voorstel en/of potentieel besluit van het Bestuur strijdig is met de Statuten en/of dit HR.
2.24. De Secretaris is verantwoordelijk voor uitvoer van besluiten in zoverre dit correspondentie betreft, en doet verslag daarover tijdens de eerstvolgende vergadering.
(Artikelen 2.25 – 2.40 gereserveerd)
- De Penningmeester
2.41. De Penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële administratie, en alle communicatie betreffende de financiën van de Commissie.
2.42. De Penningmeester geeft, op verzoek van het Bestuur, te allen tijde volledige inzage in de financiële administratie. Deze inzage is beperkt tot het Bestuur, en kan eventueel ook periodiek worden vastgesteld.
2.43. De Penningmeester stelt eens per jaar het financieel jaaroverzicht samen. Dit overzicht is ter inzage beschikbaar voor de Bewoners.
(Artikelen 2.44 – 2.60 gereserveerd)
- Overige Bestuursleden
2.61. Bestuursleden – als aanvulling tot de VSP – hebben een belangrijke functie, namelijk het inbrengen van ideeën en stemmen tijdens vergaderingen.
2.62. Elk Bestuurslid heeft een geldende stem met betrekking tot het aanvaarden of verwerpen van een voorstel, idee, besluit, enz.
(Artikelen 2.63 – 2.80 gereserveerd)
- Besluitvorming
2.81. Besluiten en beslissingen die dringend genomen moeten worden, kunnen in principe door tenminste twee (2) bestuursleden genomen worden, in het geval dat de andere bestuursleden niet bereikbaar of beschikbaar zijn. Zulke besluiten en beslissingen moeten echter wel tijdens de eerstvolgende vergadering bekend worden gemaakt. De bestuursleden die onder dit artikel besluiten of beslissingen maken, dragen daarvoor de volle verantwoordelijkheid.
2.82. Een voorstel cq besluit kan tijdens een vergadering met een simpele meerderheid van stemmen aangenomen worden. Mocht de stemming 50/50 zijn, dan heeft de Voorzitter de doorslaggevende stem. Als een voorstel minder dan 50% van de stemmen krijgt, is het verworpen.
2.83. (Algemeen Stemverslag)
In de notulen wordt dit vastgelegd als: “voorstel heeft __% van de stemmen, en is hiermee dus aanvaard (of verworpen)”.
2.84. (Specifiek Stemverslag)
Op speciaal verzoek kan worden vastgelegd wie voor en tegen hebben gestemd.
2.85. (Zonder Bezwaar of Stemming)
Zonder bezwaar en/of een verzoek tot stemming, kan een voorstel als aanvaard worden beschouwd, en wordt dan vastgelegd in de notulen als “voorstel aangenomen zonder bezwaar of stemming”.
2.86. (Archivering)
Besluiten en/of Beslissingen worden gearchiveerd als “Resoluties”, in eenvoudige numerieke sequentie (1, 2, 3, enz)
(Artikelen 2.87 – 2.99 gereserveerd)
[3] Vergadering, Notulen, etc
3.01. Vergaderingen worden door de Voorzitter en/of de Secretaris voorbereid, en de datum voor de eerstvolgende vergadering wordt tijdens elke vergadering vastgelegd.
3.02. De Voorzitter is de leidinggevende van elke vergadering en bepaalt de tijdspanne, (tussentijdse) conclusies, grenzen van discussies, formulering van besluiten en consequenties daarvan, enz.
3.03. Tijdens elke vergadering wordt elk bestuurslid betrokken bij de bespreking van een agendapunt.
3.04. De Secretaris is verantwoordelijk voor de notulen en archivering daarvan (met opmerkingen, indien nodig).
3.05. De Secretaris bepaalt in principe de locatie voor een vergadering, echter in overleg met de andere bestuursleden.
3.06. Bestuursleden kunnen agendapunten voorstellen aan de Voorzitter, de Secretaris, tot uiterlijk 3 dagen voorafgaand aan een geplande vergadering.
3.07. De Secretaris stelt de preliminaire agenda samen en doet deze aan de Bestuursleden toekomen, uiterlijk 2 dagen voor de geplande vergadering.
3.08. Een vergadering is pas geldig als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.
3.09. De officiële agenda wordt aan het begin van elke vergadering vastgelegd.
(Artikelen 3.10 – 3.99 gereserveerd)
[4] Andere Bepalingen
4.01.
(Artikelen 4.__- 4.99 gereserveerd)
Einde HR
Deze finale versie van het HR was op 19-08-2023 gepresenteerd aan – en aanvaard door – alle Bestuursleden, die allen hieronder hebben getekend voor akkoord.
| Voorzitter __________________ Edsel Pieternella | Secretaris __________________ Annemiek van Goch |
| Penningmeester __________________ Joop Mateussen | Bestuurslid __________________ Wilma van den Nieuwenhof |
| Bestuurslid __________________ Rolf Engelen | Bestuurslid __________________ Leo van der Wal |